En esta oportunidad vamos a mostrar como configurar la funcionalidad de cartas de cobranzas dentro de AX 2012, a continuación se detalla paso a paso todo el proceso.
Paso 1.- Se debe de ingresar el texto que se mostrará en la parte inferior de nuestra carta de cobranza, para ello ingresamos a Clientes o Cuentas por cobrar / Configurar / Formularios / Notas en los formularios, en esta opción se puede definir el texto de hasta cinco modelos de cartas de cobranzas.
Paso 2.- En AX se pueden definir algunos parámetros para el envío de cartas como una secuencia en las cartas de cobros que se enviaran a los clientes, y aplicar comisiones o cuotas por envío y el texto principal que se mostrará en el documento, a continuación se muestra como definir el grupo de secuencia de las cartas de cobros.
Ingresar en Clientes o Cuentas por cobrar / Configurar / Cobros / Carta de cobro
En este formulario de puede crear un grupo cartas donde se define en que secuencia y que características tendrá cada envío, por ejemplo se a creado la secuencia con código Alto se ingreso como descripción Cobros alta prioridad y se puede determinar una condición de pago para las cuotas que se puedan generar por el envío de una determinada carta.
Una vez creado la secuencia de carta de cobro, se tiene que agregar en el detalle las cartas en el orden que se quiere enviar y la configuración de cada envío, a continuación se detalla cada campo:
- Código de la carta de cobro.-En este campo seleccionamos las notas de formulario creadas en el paso 1 en el orden que vamos hacer el envío, por ejemplo la primera carta sera como un recordatorio, la segunda sera con una advertencia mas contundente y la tercera sera con bloqueo del cliente en el sistema.
- Descripción.- Dar un nombre o descripción a la carta.
- Divisa.- En este campo seleccionamos la moneda en la que se registrar la cuota o comisión por el envío de la carta de cobro.
- Cuenta Principal.- En este campo seleccionamos la cuenta contable en la que se registrar el importe de la cuota o comisión que se compra por el envío de la carta de cobro.
- Grupo de impuestos de artículos.- Si aplica seleccionamos el grupo de impuesto que se aplicará a la cuota o comisión por el envío de la carta de cobro.
- Días.- En este campo se ingresa el número de días de gracia luego del vencimiento que se otorga antes del envío de la carta.
- Bloque.- Con esta opción se determina si se bloquea la facturación al cliente luego del envío de la carta, por ejemplo se puede determinar que después de enviar la segunda carta se debe bloquear automáticamente al cliente entones se marca esta opción en la segunda carta de cobros.
- Cuota en divisa.- se ingresa el valor de la cuota por el envío de la carta en la moneda definida para la carta, si no se desea cobrar una cuota o comisión se debe dejar el campo en cero.
- Saldo vencido mínimo.- En este campo se ingresa el valor del saldo mínimo pendiente de pago que debe existir para que se envíe una carta de cobro.
- Nota.- En este campo se ingresa el contenido de la cabecera de la carta por ejemplo "Por la presente, le recordamos que tiene un saldo pendiente de los documentos que se detallan. Entendemos que se trata simplemente de un descuido y esperamos que tome medidas inmediatas".
Paso 3.- Luego de crear el o los grupos y secuencias de cartas de cobros se debe relacionar a los perfiles de contabilización de clientes como se muestra a continuación.
Ingresar en Clientes o Cuentas por cobrar / Configurar / Perfiles de contabilización
En los perfiles de contabilización se debe configurar las siguientes opciones:
- Carta de Cobro.- se marca esta opción si deseamos que los documentos registrados con el perfil se consideren en las cartas de cobranza.
- Secuencia de la carta de cobro.- en este campo seleccionamos el grupo de secuencia de cartas configurado en el Paso 2, podemos tener una secuencia por cliente, grupo o todos.
Paso 4.- Definir los siguiente parámetros generales de clientes si queremos excluir los documentos en conflicto y en que momento se debe actualizar el código de carta enviado cuando se imprime el documento o cuando es registrado, como se muestra en la siguiente imagen:
Con estos cuatro pasos ya tenemos configurado el sistema para poder iniciar la generación y envío de cartas de cobros a todos los clientes que tienen documentos vencidos con los perfiles de contabilización configurados, a continuación se muestra como generar las cartas.
Paso 5.- Para generar las cartas de cobro vamos a la siguiente dirección:
Clientes o Cuentas por cobrar / Periódico / Cobros / Nuevas cartas de cobros
En este formulario se definen las transacciones que se quieren incluir, la carta de cobro de se va a generar, la fecha de la carta y el perfil al cual se contabilizaran las cuotas o comisiones generadas por cobranzas, adicional puede aplicar otros filtro en la opción de Seleccionar.
Una vez marcada las opciones dar clic en Aceptar para proceder con la generación de las cartas, al finalizar mostrara un mensaje donde detalla las cartas generadas.
Paso 6.- Luego de generar las cartas podemos visualizar para hacer la impresión y registro en la siguiente opción:
Clientes o Cuentas por cobrar / Periódico / Cobros / Imprimir - Registrar cartas de cobro
En este formulario tenemos las siguientes opciones:
- Ver.- Cuando se marca esta opción el formulario solo muestra las transacciones en el estado seleccionado en el campo Estado.
- Imprimir.- en esta opción se procede con la impresión de las cartas.
- Registrar.- Con esta opción se registra los asientos con los importes de comisión o cuota por el envío de la carta.
- Cancelar.- Con esta opción podemos cancelar una carta de cobro.
Fin de la entrada.
Espero que este documento sea de utilidad para usted.
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