En AX 2012 tenemos una integración mejorada con Microsoft Office, en este post vamos a ver como configurar y generar paso a paso informes usando plantillas diseñadas en Word o Excel.
Para el ejemplo vamos a diseñar una plantilla donde podamos mostrar un estado de cuenta de clientes mediante una plantilla diseñada en Word.
Paso 1.- el primer paso es diseñar nuestra plantilla de en Word, para hacer esto definimos cual va a ser el origen de datos que se quiere mostrar, esto se define en la siguiente opción:
Administración de la organización / Configurar / Administración de documentos / Orígenes de datos de documentos
En esta opción podemos agregar como origen de datos a consultas estándar consultar personalizadas o servicio, para el ejemplo seleccionamos una consulta existente que me permita obtener los documentos pendientes de pago de los clientes como se muestra en la siguiente imagen:
Luego de agregar el origen de datos activar para poder visualizarlo desde el documento word.
Paso 2.- Luego de configurar el origen de datos ejecutamos Microsoft Word para crear la plantilla con los campos que queremos mostrar, para ello primero se debe establecer la conexión con la instancia de AX usando el complemeto Microsoft Dynamics Add-in como se muestra en la siguiente imagen:
Paso 3.- Si la conexión se establece correctamente, podemos agregar el origen de datos haciendo clic en Agregar datos como se muestra en la siguiente imagen la herramienta debe mostrar el origen configurado en el Paso 1.
Paso 4.- Cuando se agrega el origen de datos el documento mostrará todos los campos disponibles para poder diseñar nuestra plantilla, solo se debe arrastrar los campos al documento en la ubicación que lo queremos mostrar, a continuación mostramos un ejemplo para la demostración.
El diseño de la plantilla depende la necesidad del usuario, esta puede ser generada en Excel o Word..
Paso 5.- Una vez terminado el diseño de la plantilla se guarda el documento como Plantilla Word como se muestra en la siguiente imagen:
Paso 6.- Ahora ya tenemos la plantilla, esta deberá ser cargada a una biblioteca de documentos en el Portal Empresarial de AX, para el ejemplo se a creado una biblioteca para cuentas por cobrar donde se guardara la plantilla diseñada, como se muestra en la siguiente imagen:
Paso 7.- Vamos a crear un Tipo de documento para poder sincronizar la plantilla con AX, ingresamos a:
Administración de la organización / Configurar / Administración de documentos / Tipos de documentos
El tipo de documento deberá tener la siguiente configuración:
- Clase.- Biblioteca de plantillas
- Ubicación.- SharePoint
- Sitio de SharePoint.- En esta opción se ingresa la ruta del Portal Empresarial de AX
- Biblioteca de documentos.- En este campo seleccionamos la biblioteca creada para almacenar la plantilla.
Una vez creado el tipo de documento hacer clic en el botón Sincronizar, AX mostrará las plantillas guardadas en dicha ubicación.
Nota: Previo a este paso debemos de tener configurado los parámetros de gestión de documentos.
Paso 8.- Ahora que ya tenemos configurada nuestra plantilla vamos a ver como se puede ejecutar, ingresar a:
Cuentas por cobrar o Clientes / Común / Clientes / Todos los clientes
En el formulario de clientes tenemos la opción de Generar a partir de plantilla, podemos visualizar la plantilla configurada como se muestra en la siguiente imagen.
Hacer clic en dicha opción AX creara el documento en pantalla. A continuación podemos ver el informe generado.
Cada vez que generemos nuestro informe usando la plantilla esta se guardara como archivo adjunto donde se puede llevar un control de envíos al cliente si es necesario, como se muestra en la siguiente imagen.
Fin del post, espero que puedan explotar esta funcionalidad al máximo y gracias por leer Todo-AX.
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